El año 2025 marca un punto de inflexión para el mundo laboral Colombiano, con la entrada en vigor de dos transformaciones legales de gran impacto: la reducción progresiva de la jornada laboral y la implementación del nuevo sistema pensional establecido por la Ley 2381 de 2024. Este articulo ha sido diseñado como una guía integral tanto para empleados como para empleadores. Aquí encontrará una explicación clara de los cambios normativos, sus implicaciones prácticas y las responsabilidades específicas que deben asumir las empresas, así como recomendaciones para una correcta implementación.
Capítulo 1: Reducción de la Jornada Laboral en Colombia
🔹 1.1 Marco Legal
- Ley 2101 de 2021: Modifica el artículo 161 del Código Sustantivo del Trabajo.
- Establece una reducción progresiva de la jornada laboral de 48 a 42 horas semanales.
🔹 1.2 Cambio para 2025
- A partir del 16 de julio de 2025, la jornada máxima legal será de 44 horas semanales.
- Esta jornada puede ser distribuida en máximo seis días a la semana, con al menos un día de descanso obligatorio.
🔹1.3 Impacto para los Empleados
- No se reduce el salario ni los beneficios laborales.
- El trabajador debe recibir comunicación clara y anticipada de los ajustes en los horarios.
🔹1.4 Responsabilidades de las Empresas
- Ajustar los contratos laborales, reglamentos internos y turnos para cumplir la nueva jornada.
- Notificar por escrito a los empleados sobre los cambios de horario.
- Mantener actualizados los sistemas de control de tiempo y asistencia.
- Capacitar a los supervisores y encargados de talento humano sobre el nuevo marco legal.
🔹1.5 Cambios en SYSplus
- Ajustar el número de horas mensuales por empleado editando cada empleado y asignando el valor máximo de 220 que es el resultado de tomar las 44 horas semanales entre 6 días y multiplicar por 30. Si tiernes muchos empleados y necesitas ayuda para cambiar masivamente este dato, contacta nuestra mesa de servicios.
- Si liquidas nóminas quincenales recuerda hacer este cambio después de liquidar la nómina del 15 de julio. Si tu nómina es mensual y se pagan todas las horas extra del mes con la misma tarifa hay que tomar una decisión de pagar con un valor promedio para julio y por tanto un número de horas intermedio (225) para julio y cambiarlo ya a 220 para agosto, o dejar de una vez el número de horas en 220 desde el 1 de julio.
Capítulo 2: Reforma Pensional 2025
🔹2.1 Normativa Vigente
- Ley 2381 de 2024: Crea el Sistema Integral para la Vejez.
- Entra en vigencia el 1 de julio de 2025.
🔹2.2 Nuevo Esquema de Pilares
Pilar Contributivo
- Todos los empleados deben cotizar a Colpensiones por ingresos hasta 2,3 SMMLV.
- Si el salario es superior, el excedente debe ir a una Administradora del Componente Complementario de Ahorro Individual (ACCAI), que reemplaza a los fondos privados.
Pilar Voluntario
- Espacio para el ahorro complementario por parte del empleado o empleador.
🔹2.3 Régimen de Transición
- Aplica para quienes han cotizado más de 750 semanas (mujeres) o 900 semanas (hombres) antes del 1 de julio de 2025.
- Podrán mantener su esquema anterior.
Capítulo 3: Aportes Pensionales según el Fondo del Empleado
🔹3.1 Si el empleado está en Colpensiones
- Todo el aporte pensional (16% del salario) irá a Colpensiones si gana hasta 2,3 SMMLV.
- Si gana más de 2.3 SMMLV:
- El aporte sobre los primeros 2.3 SMMLV irá a Colpensiones.
- El excedente deberá ser trasladado a una ACCAI.
🔹3.2 Si el empleado está en un fondo privado (antes de julio 2025)
- Hasta julio de 2025, puede seguir cotizando a su fondo.
- A partir del 1 de julio, se migra automáticamente a Colpensiones hasta el límite de 2.3 SMMLV.
- Los aportes sobre el exceso se mantendrán en el esquema privado (ACCAI).
🔹3.3 Responsabilidades de las Empresas
- Verificar el fondo de pensiones de cada trabajador.
- Realizar el cálculo correcto de los aportes sobre los 2.3 SMMLV y del excedente.
- Transferir los aportes a Colpensiones y a la ACCAI correspondiente.
- Reportar con precisión en la PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes).
🔹3.4 Mejores Prácticas Empresariales
- Capacitar al personal de nómina sobre el manejo de doble componente pensional.
- Realizar auditorías internas para validar aportes correctamente distribuidos.
Capítulo 4: Recomendaciones Prácticas para Empleados y Empresas
🔹4.1 Para los Empleados:
- Solicitar a su empleador una certificación sobre el fondo al que está afiliado y el nivel salarial reportado.
- Verificar el correcto reporte de semanas y valores en su historia laboral.
- Consultar periódicamente con Colpensiones o su fondo privado el estado de su cuenta.
- En caso de tener derecho a transición, formalizar por escrito su intención de mantenerse en el régimen anterior.
🔹4.2 Para las Empresas:
- Informar por escrito a todos los empleados sobre los cambios del régimen pensional.
- Si se registra el pago de aportes por el portal de un operador de información, enterarse de los nuevos campos para reportar para el pago a partir de julio de 2025 (se pagan en agosto) el aporte a pensiones superior a los 2.3 SMMLV y si hay necesidad de marcar los empleados en régimen de transición para el correcto cálculo de los aportes a Colpensiones y el ACCAI correspondiente si aplica.
- Incluir cláusulas contractuales que reflejen la realidad del nuevo sistema.
🔹4.3 Cambios en SYSplus
- A partir de la última revisión de la versión 2025 de SYSplus encontrará un campo para marcar los empleados que pertenecen al régimen especial de transición y para los cuales se calculará el 100% del aporte a pensiones al fondo que tienen asignado. Para los demás empleados que devenguen más de 2.3 SMMLV se dividirá automáticamente el aporte entre Colpensiones y el fondo asignado al empleado. Inicialmente TODOS los empleados se considerarán por fuera del régimen de transición por lo que es indispensable hacer esta asignación manualmente editando cada empleado. La última revisión de SYSplus incorpora un concepto adicional para los aportes a pensiones a cargo del empleado y el empleador para los primeros 2.3 SMMLV que se asigna a todos los empleados de forma automática y es el que se utiliza para que la contabilización de los aportes a Colpensiones.
- Los cambios en la estructura del archivo plano para la PILA aplicarán automáticamente a partir del periodo de Julio de 2025 sin que tengan que hacer ningún cambio manualmente, siempre que se tenga actualizado el programa a la última revisión de 2025. Si tiene una versión anterior a 2025 contacte a nuestra mesa de servicios para ver las opciones de actualización disponibles.
Anexos y Referencias
- Ley 2101 de 2021 (jornada laboral).
- Ley 2381 de 2024 (reforma pensional).
- Decreto 514 de 2025 (reglamentación pensional).
- www.colpensiones.gov.co
- www.mintrabajo.gov.co
- www.ugpp.gov.co