2. Aviso de Privacidad y Autorización

Al momento de adquirir los derechos de uso de un producto desarrollado por SSI SAS, el usuario autoriza de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, a la sociedad SSI SAS para que dé tratamiento a los datos personales suministrados.

Esta autorización faculta a SSI SAS para realizar el envío de comunicaciones comerciales de los productos, beneficios, publicidad y promociones propias, o de aliados estratégicos que prestan servicios de consultoría y venta de software administrativo y contable (SYSplus). Asimismo, el usuario autoriza que dichas comunicaciones comerciales sean enviadas como anexos a las facturas de venta y/o al correo electrónico registrado.

3. Principios Generales del Tratamiento

El tratamiento de datos personales por parte de SYSplus se rige bajo los siguientes principios legales:

• • • Legalidad: Todo tratamiento se realizará conforme a la ley y disposiciones vigentes en Colombia.
    • Finalidad: Los datos serán utilizados únicamente para los fines legítimos e institucionales informados al titular.
    • Libertad: El tratamiento solo se ejecutará con la autorización previa, expresa e informada del titular.
    • Transparencia: Se garantiza el derecho del titular a obtener información sobre el uso de sus datos en cualquier momento.
    • Seguridad: Implementamos medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar la adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
    • Confidencialidad: Aseguramos la reserva y el secreto profesional de la información personal bajo nuestro control.

4. Datos Personales Recolectados y Finalidades

Datos Obtenidos:

• • • Datos de Identificación: Nombre completo, número de cédula o NIT, dirección física, correo electrónico y teléfono de contacto.
    • Datos Laborales: Cargo, empresa o entidad donde labora y correo corporativo.
    • Datos Financieros: Información bancaria, registros de pagos y datos de facturación.
    • Datos Técnicos: Dirección IP, cookies y metadatos recopilados durante las interacciones en nuestros portales en línea.

Finalidades de Uso:

• • • Gestionar, desarrollar y ejecutar las relaciones contractuales y comerciales adquiridas.
    • Proveer, mantener y mejorar las soluciones de software, servicios y productos ofrecidos por SYSplus.
    • Ofrecer soporte técnico de manera remota o por los canales autorizados para nuestras aplicaciones.
    • Atender de forma oportuna consultas, peticiones, quejas y reclamos (PQR).
    • Realizar análisis estadísticos internos, encuestas de satisfacción, estudios de mercado y tendencias tecnológicas.
    • Cumplir de manera estricta con las obligaciones fiscales, contables, tributarias y legales ante las autoridades competentes.

5. Uso de Cookies y Web Beacons

En nuestro sitio web utilizamos herramientas de analítica (cookies y web beacons) con el objetivo de evaluar el tráfico web, personalizar los contenidos según las preferencias de navegación y mejorar la experiencia digital del usuario. Usted puede configurar su navegador web para rechazar o bloquear las cookies; sin embargo, tenga en cuenta que esto podría afectar la correcta funcionalidad de algunas herramientas de nuestro sitio.

6. Limitación del Uso, Divulgación y Revocatoria del Consentimiento

El titular puede restringir la divulgación de sus datos o revocar la autorización de tratamiento enviando una solicitud por escrito al correo electrónico info@sysplus.com.co. SSI SAS evaluará la procedencia legal de la solicitud (siempre que no exista un deber legal o contractual vigente de permanecer en la base de datos) y, de ser viable, cesará el tratamiento de forma inmediata.

7. Ejercicio de los Derechos de los Titulares (Conocer, Actualizar, Rectificar y Suprimir)

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el titular de la información tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar de forma gratuita y solicitar la supresión de sus datos personales. Para ejercer estos derechos, debe radicar un requerimiento que contenga:

• • • A. Nombre completo, documento de identificación y datos de contacto del titular.
    • B. Descripción clara del derecho que desea ejercer (Conocimiento, Actualización, Rectificación o Supresión).
    • C. Documentos de soporte que complementen la solicitud (si aplica).

La solicitud debe ser remitida al correo electrónico info@sysplus.com.co o de forma física a nuestras oficinas. SYSplus emitirá una respuesta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles.

8. Transferencia y Transmisión de Datos

SYSplus podrá compartir datos personales de sus bases de datos con:

• • • Proveedores y Aliados: Terceros que actúen como encargados del tratamiento para garantizar la correcta prestación de nuestros servicios (por ejemplo, proveedores de infraestructura cloud, pasarelas de pago o distribuidores autorizados).
    • Autoridades Judiciales o Administrativas: Cuando medie un requerimiento legal o de entes de control en el ejercicio de sus funciones.

En todos los casos de transferencia o transmisión, se exigirá contractualmente a los terceros la implementación de las mismas garantías de seguridad, confidencialidad y reserva de la información.

9. Conservación de los Datos

Conservamos los datos personales únicamente durante el tiempo que sea estrictamente necesario para cumplir con las finalidades comerciales descritas en este documento, o conforme a los plazos de reserva legal y contractual exigidos por las leyes comerciales y contables colombianas.